Porta Arctica -asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Porta Arctica on sitoutunut suojelemaan henkilötietojasi ja noudattaa voimassa olevia henkilötietojen käsittelyä koskevia lakeja ja asetuksia. Alla kerrotaan siitä, miten Porta Arctica käsittelee sinuun asiakkaana liittyviä henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

   Porta Arctica Oy
   Korjaamonkatu 1
   33840 Tampere
   Y-tunnus: 3248393-2

2. Rekisteriasioita hoitaa

   Minna Hellsten, puhelin 050 – 59 67 230

3. Rekisterin nimi

   Porta Arctica -asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

   Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään ainoastaan:

   vaellusmatkojen ja kurssien turvallisuussuunnitelmien laatimiseen siinä laajuudessa ja tarkkuudessa kuin turvallisuus ja/tai paikallisviranomaiset niitä eri kohteissa vaativat.

   asiakassuhteen ylläpitämiseen, asiakaspalvelutarkoituksiin ja asiakassuhteeseen liittyvää tiedottamista varten, asiakkaan täysi-ikäisyyden varmistamiseen, laskujen lähettämiseen, markkinointiviestintää sähköpostitse asiakasrekisteriin kuuluvalle lähetetään vain, jos asiakas on tietojensa antamisen (perustietojen keruu kurssin tai vaelluksen yhteydessä) yhteydessä tai sen jälkeen antanut nimenomaisen luvan lähettää itselleen tulevia matkoja koskevia tiedonantoja tai muussa yhteydessä antanut tähän luvan.

   Asiakasrekisteriin tallennettuja nimi- ja yhteystietoja EI käytetä:

   minkäänlaiseen profilointiin tai seurantaan, selauskäyttäytymisen arviointiin tai muuhun vastaavaan.

5. Rekisterin tietosisältö

   Porta Arctica kerää asiakkaistaan seuraavia tietoja:

   Etu- ja sukunimi (tallennus sähköisesti)
   Syntymäaika (tallennus sähköisesti)
   Osoite (tallennus sähköisesti)
   Puhelinnumero (tallennus sähköisesti)
   Sähköpostiosoite (tallennus sähköisesti)
   Turvallisuussuunnitelmien kannalta välttämättömät perustiedot terveydentilasta (tallennus paperilla)
   Turvallisuussuunnitelmien kannalta välttämättömät tiedot lääkkeiden käytöstä (tallennus paperilla)
   Turvallisuussuunnitelmien kannalta välttämättömät tiedot lääkeaineallergioista (tallennus paperilla)
   Turvallisuussuunnitelmien kannalta välttämättömät tiedot hätäkontakteista (”ICE”) (tallennus paperilla)

   Halutessasi saat tiedot kaikista rekisteriin tallennetuista tiedoista pyytämällä ne rekisterin pitäjältä. Porta Arctica:lle lähetetyt sähköpostit tallennetaan ainoastaan asiakaspalvelutarkoituksia varten.

6. Käsittelyn oikeusperuste

   Henkilötietojesi käsittelyn laillinen peruste on sinun ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöön paneminen ja/tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen sinun pyynnöstäsi.

   Niiltä osin kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisella ei kuitenkaan ole vaikutusta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit halutessasi milloin vain kieltää tietojesi käytön markkinointi- tai tiedottamistarkoituksiin ilmoittamalla rekisterin pitäjälle.

   Pyydämme sinulta aina suostumuksesi, jos julkaisemme kuviasi tai videoita sinusta Porta Arctican sosiaalisen median sivuilla tai muissa medioissa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

   Asiakasrekisteriin tallennetaan vain ne tiedot, jotka asiakas on antanut kurssille tai vaellusmatkalle ilmoittautuessaan kyselylomakkeilla. Rekisteriin ei kerätä ja/tai tallenneta muita tietoja.

   Sähköisessä muodossa tallennetaan ainoastaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja vastaanottajaryhmät

   Luovutamme tietojasi kolmansille osapuolille vain henkilöllisyyden todentamisen, turvallisuuden ja viranomaisvaatimusten takia – esimerkiksi seuraaville tahoille:

   Merenkulun turvallisuuskoulutuskeskus Meriturva
   (tiedot: nimi, syntymäaika, sähköposti, puhelinnumero, tarkoitus: pelastautumiskoulutuksen osallistujien henkilöllisyyden todentamiseen Meriturvalle)
   Rajapartiokaari 6
   08100 Lohja
   Puhelin: +358 (0)19 2876 60
   Faksi: +358 (0)19 2876 660
   Sähköposti:

   Sysselmesteren på Svalbard (Huippuvuorten kuvernööri)
   (tiedot: nimi, terveystiedot. tarkoitus: Jääkarhunkierros-vaelluksen turvallisuussuunnitelmaan Huippuvuorilla)
   Postboks 633
   9171 Longyearbyen
   Norja
   Puhelin: + 47 79 02 43 00
   Sähköposti: firmapost@sysselmannen.no

9. Tietojen siirto eu:n tai euroopan talousalueen ulkopuolelle

   Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

    Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kun tiedot ovat tarpeen sinun ja Porta Arctican välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Kun sopimussuhde on päättynyt ts. kurssi on ohi tai vaellusmatka on tehty, että tuhoamme kaikki henkilötietosi nimeä, osoitetta, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta lukuun ottamatta, jos olet antanut nimenomaisen luvan näiden neljän säilyttämiseen. Muut tiedot tuhotaan aina jäännöksettä.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Asiakasrekisterin nimi-, osoite-, puhelinnumero ja sähköpostiosoitetiedot on tallennettu paikalliseen tietojärjestelmään, johon sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Kaikki muut tiedot säilytetään täyttämilläsi paperisilla lomakkeilla lukitussa tilassa lukitussa laatikossa.

12. Rekisteröidyn kielto-oikeus

    Sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä sinua koskevia tietoja. Matkoille osallistuminen edellyttää tietojen luovuttamista välttämättömille tahoille.

13. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

    Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja saada tietoja käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköisesti osoitteeseen

14. Tiedon oikaiseminen, poistaminen sekä käsittelyn rajoittaminen

    Porta Arctica oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen, epätarkan tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

    Rekisteröidyllä on tiettyjen edellytysten täyttyessä oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on myös oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli eräät tietosuoja-asetuksessa määritellyt vaatimukset täyttyvät.

    Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle.

15. Oikeus tehdä valitus

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on:

    Tietosuojavaltuutettu
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Vaihde: 029 56 66700
    Faksi: 029 56 66735
    Sähköposti:

16. Evästeet ja muut seurantatyökalut

    Porta Arctica ei käytä verkkosivuillaan (www.porta-arctica.fi) evästeitä eikä mitään seurantatyökaluja. ISP-palveluntarjoaja käyttää sivulla evästeitään, joista ilmoitetaan ns. popup-ilmoituksella sivuille siirryttäessä.